АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

ЧЕМ ПОЛЕЗНА АВТОМАТИЗАЦИЯ?

Автоматизированная

инвентаризация

позволяет

обеспечить,

тотальный,

без

преувеличения, контроль. Каждая единица в любом подразделении будет на 99,9%

идентифицирована и учтена, причем не так важно, где в настоящее время она

располагается – в производственном цеху, на торговой точке, на складе, в Москве

или во Владивостоке.

Благодаря автоматизации вы сможете исключить человеческий фактор и снизить

число вызванных им погрешностей. Автоматизированная инвентаризация - это

быстрее, дешевле и куда менее рискованно, чем ручной пересчет. Это, пожалуй,

единственный вариант для собственников бизнеса, желающих не просто провести

инвентаризацию для галочки, но сделать все быстро, безошибочно и без

длительных простоев. Очень ценно то, что автоматизированная инвентаризация

может быть проведена практически в любое время. Единственный момент,

который может породить недостачи и расхождение - отсутствие фиксации

перемещения товара.

Говоря о порядке организации проведения инвентаризации, нельзя не упоминать

об автоматизации самого процесса. Можно выделить несколько наиболее

распространенных технологий, применяемых при проведении инвентаризации,

таких как:

Штрихкодирование

Ее суть – нанесение на объекты учета специальных штрих-кодов, считывание при

помощи специального сканера сведений, содержащихся на штрих-кодах, а также

анализ

и

сравнение

автоматически

сформированной

ведомости,

сведений

содержащихся в бухгалтерском учете и фактически выявленных объектов.

RFID идентификация

Наиболее распространенные RFID-метки представляют собой самоклеящиеся

этикетки. Но если на штрих-коде информация хранится в графическом виде, то на

метку данные заносятся и считываются при помощи радиоволн. В системе RFID

для инвентаризации каждый объект учета при поступлении на предприятие

маркируется RFID меткой, метка программируется и в базе данных предприятия

привязывается к конкретному объекту. В дальнейшем именно по коду метки будет

происходить идентификация объекта. В метку может заноситься необходимая

пользовательская информация о дате и времени поступления, типе объекта, месте

расположения.

Проведение инвентаризации при помощи автоматизированных систем, а также

применение средств видео- и фотофиксации позволит:

значительно сократить временные и финансовые затраты

минимизировать неточности

получить наиболее достоверные сведения о фактическом состоянии объектов

инвентаризации

обеспечить своевременный анализ данных об имуществе

повысить качество контроля за состоянием и наличием имущества и увеличить

эффективность его использования.

Инвентаризация — проверка на определенный момент времени фактического

наличия

имущества

(нематериальных

активов,

основных

средств,

товарно-

материальных

ценностей,

денежных

средств,

ценных

бумаг,

расчетов)

и

обязательств предприятия и их соответствия данным бухгалтерского учета.

Инвентаризации подлежат:

все имущество предприятия независимо от его местонахождения;

все виды финансовых обязательств;

производственные

запасы

и

другие

виды

имущества,

не

принадлежащие

предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (арендованные, находящиеся

на ответственном хранении и т. п.);

имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия

имущества и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению; сопоставление

фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка

полноты отражения в учете обязательств.

Методика проведения инвентаризации, порядок документального оформления ее

результатов

определены

Методическими

указаниями

по

инвентаризации

имущества и финансовых обязательств, утвержд. Пр. МФ РФ 13.06.95 г. №49.

Инвентаризация проводится плановая — не реже одного раза в год, внеплановая —

при смене материально ответственного лица, пожарах, хищениях, по требованию

вышестоящих, налоговых и следственных органов, руководства, а также и в других

случаях.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем

предприятия,

за

исключением

случаев,

когда

проведение

инвентаризации

обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании

государственного

или

муниципального

унитарного

предприятия;

перед

составлением

годовой

бухгалтерской

отчетности,

кроме

имущества,

инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

при

смене

материально

ответственных

лиц;

при

выявлении

фактов

хищения,

злоупотребления

или

порчи

имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций,

вызванных

экстремальными

условиями;

при

реорганизации

или

ликвидации

предприятия

перед

составлением

разделительного

или

ликвидационного

баланса;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых

обязательств должны быть внесены в инвентаризационные описи или акты

инвентаризации.

За правильность, своевременность, полноту и точность оформления материалов

инвентаризации несет ответственность инвентаризационная комиссия.

Руководитель

предприятия

назначает

постоянно

действующую

инвентаризационную

комиссию,

в

состав

которой

входят

представители

бухгалтерии, другие специалисты.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.

В

соотв.

с

Методическими

указаниями

по

инвентаризации

имущества

и

финансовых обязательств по имуществу, при инвентаризации которого выявлены

отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е.

расхождения

между

показателями

по

данным

бух.

учета

и

данными

инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в

соотв. с их оценкой в бух. учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием

имущества и данными бух. учета регулируются в соответствии с Положением по

ведению бух.учета и бух. отчетности в РФ в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения

инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты

предприятия;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли

относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм —

покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд

отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его

порчи списываются на финансовые результаты организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и

порчи,

должны

быть

решения

следственных

или

судебных

органов,

подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи

ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих

специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).